近年では、テレワークの普及もあり、個人だけでなく多くの企業がクラウドストレージを選択するようになりました。「自分の会社もクラウドストレージを利用した方がよいのか？」と悩んでいる中小企業の経営者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回はクラウドストレージをビジネスで使うメリットについて解説いたします。
クラウドストレージとは
クラウドストレージとは、インターネットを介して、ファイルをインターネット上のストレージに保存、共有するサービスです。
従来は、社内にNAS（Network Attached Storage）やファイルサーバーを構築して、社内でデータを共有する方法が一般的でした。さらに社内のデータを社外で利用するには、専用のネットワーク機器を導入し、構築する手間がかかりました。
一方、クラウドストレージはID・パスワードのログイン情報を提供されてから即日利用できるサービスが多くあります。
法人向けと個人向けの違いは
個人向け製品の場合は、手軽に始められ、一定容量のストレージなら無料で利用できるものが多くあります。
無料だからといって、使い勝手が悪い、セキュリティが考慮されていないということはありませんが、他のユーザーやストレージを管理できる管理者権限を持ったユーザーを配置できません。
法人向けの製品では上記の管理者権限を持ったユーザーの配置が可能になり、大容量のストレージを利用することができます。
ビジネスでクラウドストレージを使うメリットとは
クラウドストレージをビジネスで利用する場合、どのような場面で活用されるのでしょうか。
法人が利用するメリットを６点挙げてみましたので、各ポイントを確認してみましょう。
1. BCP対策になる
BCP対策とは事業継続計画のことで、地震、台風、落雷といった自然災害や事故に遭っても、事業を継続できるように対策を講じる必要があります。
例えば、社内のパソコンやサーバーにデータを保存している場合、災害時にデータを消失してしまう可能性があります。しかし、クラウドストレージならデータは遠隔地のデータセンターに安全に保管されているため、早期復旧が可能となります。
クラウドストレージを利用するだけで、バックアップ環境も構築できるので万が一のトラブルがあっても安心に運用できます。
2. パスワード付き添付ファイルを送る必要がなくなる
よくPPAPと言われ、「パスワード付きzipファイルをメールで送信し、あとから別のメールで解凍するためのパスワードを伝える」メールの送信手段がありますが、クラウドストレージを利用することで、これら一連のプロセスが必要なくなります。
PPAPはセキュリティ対策や利便性の点で適切でないという理由から、各企業でも廃止の動きが広がっています。
クラウドストレージなら、送受信したいデータをクラウド上に保存して、受信側へ共有リンクを送付することで簡単にデータを共有することができます。
3. 社外から使うことが可能
クラウドストレージはインターネット環境があれば、いつでもどこからでもデータにアクセスすることができます。近年では、リモートワークやテレワークが一般的になり、導入のしやすさからクラウドストレージが多くの企業から選ばれています。
4. 大容量ファイルの共有
クラウドストレージなら、メールで送れない大容量のファイルも容易に共有することができます。
今まで外部のファイル転送サービスをご利用されていた方は、都度ファイルをアップロードする手間がなくなり、セキュリティ面も安心してファイルを共有することができます。
5. データの一元管理ができる
企業のデータはパソコン毎に保存されている場合や、ファイルサーバーが拠点毎に別々で存在して、データの保存場所がそれぞれ異なる場合がよくあります。
クラウドストレージを導入すれば、全てクラウド上に保存できるのでデータの一元管理が容易に実現できます。
6. 低コストで導入できる
自社でクラウド環境を構築する場合、ファイルサーバーやネットワーク機器を準備したり、運用・メンテナンスする人材の確保など投資額が高額になる傾向にあります。
クラウドサービスなら、初期費用が無料のサービスが多く、低コストで利用を開始することができます。サーバーのメンテナンスも、専門知識のあるサービス提供会社が行うため安心して利用できます。
クラウドストレージの選び方
法人向けクラウドストレージを選択するポイントはどこにあるのでしょうか。
「自社に最適なサービスをどのように選べがよいかわからない」という方も、以下のポイントを参考にご検討ください。
容量
まずは自社に必要なデータ容量を計算しましょう。必要なデータ容量をもとに契約するサービス会社やプランを選ぶようにすると失敗が少なく、毎月の料金を最低限に抑えることができます。
どのくらいの容量が必要なのかわからない場合は、後で容量を追加でき、追加容量に上限がないサービスを選ぶのがポイントです。
セキュリティ
ビジネスで利用するためセキュリティ対策が十分にされているか確認する必要があります。
具体的には暗号化通信、データ暗号化、２要素認証、アクセスログ解析などのセキュリティ対策がされているか確認しましょう。また、過去に情報漏洩がなく信用できるサービスを選定することも重要です。
対応デバイス
Windows以外にMacを利用される方は、サービスが対応しているか確認しましょう。働き方によっては、スマートフォン、タブレットなどの端末にも対応している必要があります。
WEBブラウザだけでなく、クラウド上のファイルを操作できる専用アプリが用意されていることも事前に確認しましょう。専用アプリがあるとWEBブラウザを開く手間が少なく済むので、操作が簡単になります。
料金
個人向けとは違い、法人向けのクラウドストレージはほとんどが有料プランのサービスになります。
その代わり個人向けには無い機能やセキュリティ対策が用意されています。
クラウドサービスによっては、複数のプランが用意されており、プラン毎に機能に違いがあります。自社の予算に合うプランが、必要な機能を備えているか確認しましょう。
ユーザー数
自社で何ユーザーがクラウドストレージを利用するか確認しましょう。
クラウドストレージはユーザー数毎に課金されるサービスと、ユーザー数無制限のサービスがあります。
ユーザー数が今後増えていくことが予想される場合は、ユーザー数無制限のサービスをお勧めいたします。
サポート体制
クラウドサービスを利用すると、操作サポートが必要だったり、サーバー障害でクラウドストレージが利用できないなどの問題が発生することがあります。
その際に、サポート体制が整っており、すぐに連絡が取れるか、サーバー障害が短時間で解決されるかなどが重要になります。トラブルがあってもストレスなく利用できるか事前に確認しましょう。
クラウドストレージを有効活用しましょう！
ここまで、クラウドストレージをビジネスシーンで利用するメリットをいくつか紹介させていただきました。クラウドストレージは手軽に働き方を変えることができ、BCP対策になる点から利用する企業が増えています。インターネットに接続されていないと利用できないというデメリットはありますが、それ以上に業務効率化が優先され、今やビジネスに欠かせないサービスとなっています。
これからクラウドストレージを利用しようか悩んでいらっしゃる方は、自社に最適なサービスを選定して、これからのビジネスにお役立ていただけばと思います。
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